Tuyển dụng nhân sự là hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp nhằm xây dựng đội ngũ, tìm kiếm nhân tài. Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự riêng, nhằm tối ưu hoá hiệu quả tuyển dụng. Vậy xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự như thế nào cho chuyên nghiệp, hiệu quả? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút và sàng lọc ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Và quy trình tuyển dụng bao gồm các hoạt động trước, trong và sau tuyển dụng. Quy trình này bắt đầu từ việc xác định vị trí cần tuyển dụng, xây dựng JD, tìm kiếm và sàng lọc ứng viên. 

Để xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả thì cần đáp ứng đủ 3 tiêu chí:

• Tính hiệu quả: Quy trình tuyển dụng nhân sự cần đảm bảo tìm kiếm được các ứng viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu, văn hoá của doanh nghiệp.
• Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần đảm bảo sự tối ưu để tiết kiệm thời gian, chi phí của doanh nghiệp.
• Tính khách quan: Quá trình tuyển dụng cần đảm bảo tính khách quan, công bằng và minh bạch, không được thiên vị với bất kỳ ứng viên nào.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

2. Chi tiết quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả

Chi tiết quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng bắt đầu từ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Bước này, bạn cần định hình, xác định vị trí công việc tuyển dụng và yêu cầu cần thiết để đáp ứng về mục tiêu, chiến lược của tổ chức.

Ở bước xác định nhu cầu tuyển dụng này, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc như:

• Xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm mà công việc đang cần tuyển dụng
• Xác định các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho vị trí
• Theo dõi, xác định xem khối lượng công việc như thế nào

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Sau khi xác định được mục tiêu tuyển dụng thì doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho quy trình tuyển dụng, đảm bảo tiết kiệm tối đa về chi phí, nguồn lực và thời gian. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định vị trí tuyển dụng, xác định số lượng tuyển dụng, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết.

Bên cạnh đó, kế hoạch tuyển dụng cần có đầy đủ thông tin về ngân sách, kênh tuyển dụng và phương thức đánh giá ứng viên.

Bước 3: Phân tích, xây dựng mô tả công việc cụ thể

Xây dựng mô tả công việc là bước quan trọng để bộ phận tuyển dụng xác định định nhiệm vụ, trách nhiệm của ứng viên. Thông qua mô tả công việc (JD - Job Description) thì ứng viên có thể biết được về yêu cầu, chi tiết công việc ở vị trí tuyển dụng để quyết định có nên nộp đơn ứng tuyển hay không?

Thông thường, một bản mô tả công việc yêu cầu các nội dung sau:

• Tên công việc, chức vụ hoặc phòng ban, ví dụ như: Chuyên viên tuyển dụng, Nhân viên Content SEO, Trưởng phòng kế toán,...
• Liệt kê chi tiết về vị trí tuyển dụng như nhiệm vụ, trách nhiệm,...
• Yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng
• Quyền lợi, chế độ, đãi ngộ
• Mức lương cho vị trí tuyển dụng
• Địa điểm & Thời gian làm việc

Phân tích, xây dựng mô tả công việc cụ thể

Bước 4: Tìm kiếm ứng viên tiềm năng

Công việc quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự chính là tìm kiếm các ứng viên tiềm năng, phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Dưới đây là các hình thức tìm kiếm ứng viên để bạn có thể tham khảo:

• Tuyển dụng nội bộ: Là hoạt động ưu tiên lựa chọn các nhân sự bên trong doanh nghiệp thông qua hoạt động chuyển giao công việc, thăng chức,... Hoạt động tuyển dụng này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí một cách hiệu quả.
• Tuyển dụng từ bên ngoài: Là hoạt động tuyển dụng thông qua các nguồn khác nhau như website công ty, kênh tuyển dụng, trang mạng xã hội,... Với hình thức tuyển dụng này, doanh nghiệp có thể tiếp cận với nhiều ứng viên tiềm năng, chất lượng hơn.
• Thuê tuyển dụng từ bên thứ ba: Nhiều doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian có thể chọn thuê các các đơn vị tuyển dụng bên ngoài như: headhunter, talent acquisition,... Doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí nhất định khi tuyển dụng thành công cho bên thứ ba.

Bước 5: Sàng lọc, đánh giá hồ sơ

Sau khi đã nhận được hồ sơ của các ứng viên, bộ phận tuyển dụng sẽ thu hẹp bằng cách sàng lọc, đánh giá ứng viên thông qua các yêu cầu, tiêu chí của vị trí tuyển dụng. Để sàng lọc ứng viên nhanh chóng, hiệu quả thì bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

• Chọn lọc hồ sơ các ứng viên đáp ứng yêu cầu tối thiểu cho vị trí tuyển dụng, bao gồm về kinh nghiệm, học vấn, kỹ năng,...
• Phân loại hồ sơ ứng viên thông qua các chỉ số đánh giá như kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm
• Chọn ra các ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu về các tiêu chí trên
• Lựa chọn ứng viên để liên hệ phỏng vấn chi tiết hơn

Khi thực hiện sàng lọc hồ sơ ứng viên thì bộ phận tuyển dụng có thể sử dụng các công cụ phần mềm giúp tự động hoá sàng lọc (với vị trí nhận được nhiều CV xin việc). Đồng thời, cần lưu trữ hồ sơ ứng viên để liên lạc dự phòng khi cần thiết và dễ dàng sắp xếp dữ liệu.

Sàng lọc, đánh giá hồ sơ

Bước 6: Phỏng vấn ứng viên

Mục đích của quá trình phỏng vấn là giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về các ứng viên, đánh giá chi tiết về kỹ năng, kinh nghiệm và con người của ứng viên xem có phù hợp với vị trí tuyển dụng không. Tuỳ vào quy mô, vị trí tuyển dụng mà cuộc phỏng vấn sẽ có sự tham gia của quản lý trực tiếp, chuyên viên tuyển dụng và quản lý cấp cao.

Để quá trình phỏng vấn diễn ra hiệu quả nhất thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây:

• Nên phỏng vấn ở một phòng riêng biệt, đảm bảo về không gian, sự bảo mật và riêng tư
• Tạo môi trường phỏng vấn thân thiện, thoải mái để ứng viên có thể chia sẻ chi tiết về bản thân
• Lắng nghe kỹ các câu hỏi của ứng viên, đồng thời đưa ra những câu hỏi liên quan để hiểu hơn về họ
• Tránh sử dụng điện thoại, làm việc riêng trong quá trình phỏng vấn, điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với ứng viên
• Kết thúc buổi phỏng vấn bằng lời cảm ơn và thời gian nhận kết quả phỏng vấn

XEM THÊM: QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC MARKETING BỨT PHÁ DOANH SỐ

Bước 7: Đánh giá ứng viên

Sau khi đã phỏng vấn, đánh giá chi tiết về ứng viên thì ban tuyển dụng, ban quản lý cần đánh giá lại ứng viên một lần nữa. Đây là bước đánh giá tổng hợp dựa trên kinh nghiệm, hồ sơ xin việc, quá trình phỏng vấn, đánh giá năng lực, kỹ năng mềm,... để đưa ra quyết định cuối cùng.

Lưu ý, khi đánh giá ứng viên cần dựa trên sự khách quan, không nên dựa trên cảm tính nhất thời.

Đánh giá ứng viên

Bước 8: Gửi thư mời nhận việc

Gửi thư mời nhận việc là bước quan trọng để chính thức thông báo cho ứng viên rằng họ đã được đề nghị tham gia vào đội ngũ của doanh nghiệp. Thực hiện bước này một cách chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo sự thống nhất, hiệu quả khi ứng viên tham gia vào tổ chức.

Khi gửi thư mời nhận việc bạn cần lưu ý những điều dưới đây:

• Thư mời nhận việc cần cung cấp đầy đủ thông tin như: tên công ty, vị trí tuyển dụng, mức lương đề nghị, quyền lợi, ngày bắt đầu làm việc và các yêu cầu liên quan.
• Tránh gửi thư mời nhận việc quá trễ, quá sát thời gian bắt đầu làm việc
• Nên liên hệ với ứng viên để xác nhận rằng họ đã nhận thư mời và giải đáp các thắc mắc liên quan (nếu có).

Bước 9: Chào đón nhân viên mới

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân viên chính là chào đón nhân viên mới. Đây là bước quan trọng trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên, giúp họ làm quen với môi trường mới cũng như là hòa nhập với văn hoá của công ty.

Khi chào đón nhân viên mới, doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây:

• Chuẩn bị kế hoạch cụ thể để giới thiệu nhân viên mới, bao gồm giới thiệu với phòng ban, quản lý, các phòng ban khác, quy trình làm việc
• Cung cấp đầy đủ thiết bị làm việc, tài liệu cần thiết
• Theo dõi, hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu nhận việc

XEM THÊM: ONBOARD LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT VỀ QUY TRÌNH ONBOARDING NHÂN VIÊN MỚI

Chào đón nhân viên mới

3. Vai trò của việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

3.1 Tìm kiếm ứng viên hiệu quả

Thực tế, một doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp sẽ thể hiện được một phần nào về văn hoá phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, thông qua quy trình tuyển dụng chi tiết, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, thu hút được nhân tài phù hợp cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm, thu hút nhân tài

3.2 Tiết kiệm thời gian tuyển dụng

Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm, lựa chọn ứng viên phù hợp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tuyển dụng hiệu quả.

Bởi nếu chỉ tuyển dụng mà không có quy trình, kế hoạch cụ thể thì dễ xảy ra các tình huống không mong muốn như: bài tuyển dụng không có tương tác, không ai nộp hồ sơ, ứng viên không đến phỏng vấn,... Điều này khiến cho doanh nghiệp mất nhiều thời gian để tuyển dụng từ đầu.

3.3 Chủ động trong công tác tuyển dụng

Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về công tác tuyển dụng. Trong các trường hợp có sự thay đổi về vị trí tuyển dụng, số lượng hoặc ứng viên không tham gia phỏng vấn thì doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh chiến lược cho phù hợp. Giúp cải thiện được quy trình, chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín của thương hiệu.

XEM THÊM: LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN: KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, QUY TRÌNH XÂY DỰNG

Chủ động trong công tác tuyển dụng

3.4 Đảm bảo chất lượng nhân sự, tăng hiệu suất công việc

Thông qua một quy trình tuyển dụng khắt khe, chuyên nghiệp thì doanh nghiệp có thể chiêu mộ được các ứng viên chất lượng nhất, tài năng, phù hợp với vị trí tuyển dụng. Vì thế, giúp tăng hiệu suất công việc hiệu quả.

3.5 Gắn kết giữa ứng viên và doanh nghiệp

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là giúp doanh nghiệp lựa chọn các ứng viên có kinh nghiệm, khả năng phù hợp với yêu cầu vị trí. Đồng thời, ứng viên cần phù hợp với các giá trị văn hoá, môi trường, tầm nhìn phát triển của doanh nghiệp. Từ đó tạo nên sự gắn kết, động lực phát triển với công việc.

XEM THÊM: TẤT TẦN TẬT VỀ QUY TRÌNH PHỎNG VẤN XIN VIỆC

4. Yếu tố cần có trong một quy trình tuyển dụng nhân sự

Để xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, chuyên nghiệp thì doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo các yếu tố sau:

• Yếu tố bên trong: Tập trung vào các khía cạnh nội bộ của tổ chức, như cơ sở hạ tầng tổ chức, quy mô, và văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra, tầm nhìn sứ mệnh và quy trình tuyển dụng phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với mục tiêu tổ chức.
• Yếu tố bên ngoài: Tập trung vào điều kiện và yếu tố ảnh hưởng từ môi trường xung quanh doanh nghiệp. Điều này bao gồm đặc điểm của vị trí tuyển dụng trên thị trường lao động, mức lương trung bình trong ngành, chính sách tuyển dụng của các đối thủ cạnh tranh. Việc hiểu rõ và đáp ứng đúng các yếu tố này giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình tuyển dụng linh hoạt và đồng bộ với xu hướng ngoại vi.

Yếu tố cần có trong một quy trình tuyển dụng nhân sự

5. Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài

5.1 Quy trình tuyển dụng nội bộ

Quy trình tuyển dụng nội bộ là quá trình tổ chức tuyển dụng nhân sự mới từ bên trong tổ chức thay vì tìm kiếm từ bên ngoài. Điều này bao gồm việc thăng tiến nhân sự hoặc chuyển đổi nhân sự giữa các bộ phận, đội ngũ công việc khác nhau trong tổ chức.

Quy trình tuyển dụng nội bộ bao gồm:

• Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Bước 2:  Phân loại ứng viên tiềm năng nội bộ
• Bước 3: Đăng tin tuyển dụng trong nội bộ công ty
• Bước 4: Tiếp nhận & Chọn lọc hồ sơ ứng tuyển
• Bước 5: Phỏng vấn và lựa chọn ứng viên
• Bước 6: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ
• Bước 7: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nội bộ đem đến nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí để thu hút ứng viên từ bên ngoài. Đồng thời giúp nâng cao sự gắn bó của nhân viên với công việc. Tuy nhiên, nhược điểm là thiếu sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên.

Quy trình tuyển dụng nội bộ

5.2 Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Quy trình tuyển dụng bên ngoài là quá trình tìm kiếm, thu hút nhân sự từ bên ngoài của doanh nghiệp. Ưu điểm của quy trình này là tuyển dụng được ứng viên có năng lực cao và tạo sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên. 

Tuy nhiên, nhược điểm là tốn nhiều thời gian, chi phí và dễ gặp khó khăn trong quá trình đánh giá năng lực của ứng viên.

Quy trình tuyển dụng bên ngoài bao gồm:

• Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
• Bước 3: Phân tích, xây dựng mô tả công việc cụ thể
• Bước 4: Tìm kiếm ứng viên
• Bước 5: Sàng lọc, đánh giá hồ sơ
• Bước 6: Phỏng vấn ứng viên
• Bước 7: Đánh giá ứng viên
• Bước 8: Gửi thư mời nhận việc
• Bước 9: Chào đón nhân viên mới

Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Phía trên là toàn bộ về quy trình tuyển dụng nhân sự để bạn có thể tham khảo. Hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tuyển dụng, xây dựng đội ngũ tại doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, đừng quên truy cập tiếng Anh giao tiếp Langmaster để cập nhật cơ hội việc làm, kiến thức nghề nghiệp mới nhất nhé!